10 Kemahiran Yang Diperlukan Semasa Bertugas

Standard

Berdasarkan pemerhatian semasa bertugas di beberapa tempat, penulis mendapati wujud beberapa kemahiran yang perlu dikuasai semasa bertugas. Kemahiran-kemahiran ini penting kerana ia memudahkan tugasan dan membantu jabatan. Tanpanya sukar untuk bergerak cergas dan menghasilkan output. Namun kemahiran-kemahiran ini bergantung kepada gred dan kedudukan anda dalam sesebuah organisasi. Kemahiran berkenaan adalah seperti berikut:

1. Kemahiran berkomunikasi secara lisan, tulisan dan perbuatan. Sebagai contoh menulis memo dan surat, berucap di hadapan orang ramai, bercakap dengan penyelia dan sebagainya.
2. Kemahiran berbahasa yakni bahasa Melayu, Inggeris dan bahasa ketiga.
3. Kemahiran memberi cadangan penyelesaian dan bukannya menyatakan permasalahan sahaja.
4. Kemahiran merekod setiap hasil kerja dan rujukan.
5. Kemahiran mengadaptasi cara kerja yang berbeza di tempat tugas berbeza. Ini kerana setiap tempat bertugas mempunyai objektif dan fungsi asasnya tertentu.
6. Kemahiran berpakaian dan imej diri. Perhatikan cara pakaian orang yang lebih kanan dan dianggap berjaya.
7. Kemahiran mendisiplinkan diri dan orang yang di bawah tanggungjawab.
8. Kemahiran membaca dan bertindak mengikut ketua.
9. Kemahiran mencari sumber rujukan tugasan.
10. Kemahiran merancang tugasan dan kewangan.

Kesemua kemahiran ini pada hemat penulis perlu dimiliki oleh setiap PTD agar mampu menjalankan tugas dengan baik. Kemahiran-kemahiran ini juga tidak semestinya dikuasai serta merta. Adalah lebih baik dikuasai secara beransur-ansur agar ia menjadi tabiat.

Tip dan Pengalaman Bertugas Sebagai Diplomat

Standard

Baru-baru ini, penulis menghadiri satu sesi perkongsian pengalaman sebagai diplomat. Ia disampaikan oleh bekas duta Malaysia yang pernah berkhidmat di Jepun, Britain dan Australia. Sesi selama dua jam tersebut terasa tidak cukup untuk memberi peluang kepadanya bercerita pengalamannya. Beliau juga sempat menunjukkan foto-foto beliau bersama pemimpin-pemimpin dunia dan kenangan bertugas. Bagi yang berminat bertugas di luar negara sebagai diplomat, antara ciri yang diperlukan yang sempat dicatit adalah seperti berikut:

1. Memiliki daya keyakinan yang tinggi.
2. Ilmu pengetahuan.
3. Mudah menyesuaikan diri.
4. Berdikari.
5. Boleh berinteraksi dengan baik.
6. Kreatif.

Memiliki daya keyakinan yang tinggi diperlukan kerana diplomat mewakili negara. Andalah mata, telinga dan mulut bagi negara di luar sana. Tingkah laku anda sentiasa diperhati oleh wakil-wakil negara lain.

Seorang diplomat perlu tahu serba serbi. Antara perkara perlu diketahui adalah dasar-dasar negara, isu-isu semasa, mahir bahasa tempatan, pandai memasak, pandai menulis, pandai berucap dan pandai mengurus rumah tangga. Perkara utama untuk diketahui apabila sampai di sesuatu tempat bertugas adalah mengetahui di mana hospital, kedai, pasar dan lain-lain tempat yang akan selalu dikunjungi. Siapkan perkara peribadi di samping tugasan di pejabat.

Salah bahan bacaan semasa bertugas di luar negara adalah membaca media utama negara berkenaan bagi mengetahui situasi semasa negara berkenaan. Ruangan yang perlu dibaca adalah ruangan pengantar editor (lidah pengarang). Ini kerana ruangan ini mengandungi isu utama dan kupasannya. Seterusnya memudahkan laporan dibuat untuk dihantar ke ibu pejabat di Malaysia kelak.

Sikap berdikari pula penting kerana tiada ibu bapa dan saudara duduk berdekatan untuk diharapkan. Adakalanya seorang diplomat perlu menjaga isterinya berpantang selepas melahirkan anak. Justeru kepandaian mengurus rumah tangga, memasak dan lain-lain diperlukan.

Bercerita mengenai tokoh diplomat yang mengendalikan sesi kali ini, beliau pernah bertugas 15 tahun tanpa pulang lama di negara. Pulang pun untuk mengambil surat watikah daripada Seri Paduka Baginda Yang DiPertuan Agong dan terus ke negara yang ditugaskan. Dek kerana lamanya bertugas di luar negara, kesannya beliau tidak kenal jalan-jalan di Malaysia, nama-nama penyanyi popular tanahair dan sebagainya.
Pernah sekali semasa beliau di London, penyanyi Datuk Siti Nurhaliza pergi menemui beliau bagi persiapan konsertnya di sana pun beliau tidak kenal.

Bercerita tentang skop tugas pula, seorang diplomat memiliki skop tugas yang pelbagai. Menyambut pemimpin negara, menguruskan kematian rakyat negara, menguruskan persidangan, mengadakan sambutan Hari Raya bagi pelajar dan rakyat Malaysia di luar negara dan bermacam-macam lagi. Yang jelas, sebarang tugasan perlu dibuat dengan sebaiknya kerana adakalanya ia datang tanpa diduga.

Cabaran Bertugas Dengan Tanah

Standard

Tanah merupakan sumber yang terhad dan berharga. Banyak perkara boleh terhasil daripada tanah. Justeru bercakap mengenai tanah adalah perkara yang sensitif. Namun yang lebih tertekan ialah para pegawai yang bertugas di pejabat tanah. Di sebahagian negeri Malaysia pula, terdapat para pegawai PTD yang bertugas di sana. 

Hendak dijadikan cerita, baru-baru ini penulis melawat sebuah pejabat tanah di Perak. Agak terpencil juga pejabat tanah ini. Terletak di tengah-tengah kawasan kampung, pelik juga rasanya pejabat tanah bagi sebuah ibu negeri ditempatkan di situ. Biasanya ia terletak di bandar bagi memudahkan orang ramai datang berurusan.

Dalam perbincangan dan pengamatan dengan para pegawai di sana, penulis dapat merasakan tekanan yang dihadapi oleh mereka. Setiap hari, dengan kedatangan ramai pelanggan untuk memohon tanah, memindah milik tanah, menukar status tanah dan sebagainya, para pegawai perlu melayan kedatangan penulis. Dalam masa yang sama kedatangan pegawai penyiasat SPRM dan isu demonstrasi para penduduk terhadap pembangunan yang bakal dibuat timbul hasil laporan media.

Yang membuka mata tentang tugasan di pejabat tanah ialah bagaimana kesukaran yang dihadapi oleh para pegawai yang bertugas di pejabat tanah. Selain perlu melaksanakan tugasan harian, mereka berdepan dengan tekanan politik, media, orang ramai dan ‘stakeholders’. Isu-isu yang ditimbulkan dalam lawatan sehari tersebut boleh disimpulkan seperti berikut:

1. Isu pengusaha tanah di atas tanah yang bukan milik mereka;

2. Isu tanah yang tidak bermilik;

3. Isu dokumentasi tanah yang kurang lengkap;

4.Isu percanggahan bidang kuasa antara pejabat tanah dengan Jabatan Perparitan dan Saliran bagi tanah sepanjang susur sungai;

5. Isu perpindahan penduduk yang terlibat dalam sesuatu rancangan pembangunan; dan

sebagainya. Sekiranya isu-isu ini tidak diuruskan dengan sebaik mungkin, kebarangkalian disiasat dan dihukum oleh pihak berwajib akan timbul suatu hari nanti. 

 Jadi kesimpulannya, bagi mereka yang berminat bertugas dalam bidang pentadbiran tanah, selain perlu memiliki pengetahuan tentang tanah, sifat amanah, sabar dan kemahiran berkomunikasi amat diperlukan.

Di Sebalik Kesenangan

Standard

Walau apapun tanggapan umum mengenai PTD, di sebalik keseronokan bertugas, sebenarnya wujud kepayahan dalam kerjaya ini.

Sebagai contoh, bagi PTD yang bertugas di luar negeri, berikut adalah 13  kesusahan yang dialami:

1. Bencana alam dan kesannya di negara bertugas.

2. Pengorbanan dari ahli keluarga dari segi kekurangan kemudahan makanan, minuman, keperluan anak dan sebagainya di negara bertugas.

3. Had lingkungan tempat untuk bergerak bebas.

4. Isu bahasa untuk berkomunikasi.

5. Karenah birokrasi.

6. Tiada peluang bertemu pemimpin sesetengah negara.

7. Ketiadaan sekolah yang sesuai untuk anak-anak.

8. Keperluan berunding dengan kumpulan bersenjata.

9. Risiko terlibat dalam serangan bersenjata terhadap negara bertugas.

10. Kekurangan mendapatkan bekalan perubatan dan makanan akibat sekatan.

11. Berhadapan dengan ramai pejuang agama.

12. Iklim alam yang mencabar dan tidak menentu.

13. Keperluan memiliki ahli keluarga yang memahami keadaan tugasan.

Jadi bagaimana anda? Sanggup menghadapi cabaran tersebut? Jika ya, pohonlah jawatan ini. Peperiksaan untuk memasuki kerjaya ini akan berlangsung tidak lama lagi. Mana tahu, mungkin anda orang yang  diingini oleh perkhidmatan.

Selamat berusaha.

Ribut pasir

Ribut pasir

Perang

Perang

Tsunami

Tsunami

 

 

 

 

Tanah Runtuh Bukit Antarabangsa

Standard

petugas

Anda tentu telah mendengar, membaca dan melihat tragedi tanah runtuh di Bukit Antarabangsa. Mungkin barangkali ada yang terlibat atau mempunyai sahabat handai, adik-beradik atau jiran yang terlibat secara langsung dengan tragedi tersebut. Dalam kesibukan ramai orang menyuarakan pandangan mereka, salah satu kelompok masyarakat yang sedang mengerahkan tenaga dan masa mereka membantu mangsa-mangsa tragedi. Mereka yang penulis maksudkan ialah para petugas penyelamat dan pembantu mangsa-mangsa tersebut.Ramai daripada mereka bertugas tanpa mengenal penat dan lelah. Selain bekerja keras membantu meringankan kesusahan, mereka juga terdedah dengan pelbagai komen dan aduan daripada pelbagai pihak. Dalam diam, sebenarnya ada di antara mereka ini adalah pegawai daerah, tentera, polis, petugas kesihatan dan sebagainya.

Buat peminat kerjaya PTD, sebenarnya salah satu tempat bertugas PTD ialah di daerah. Secara spesifiknya di Pejabat Daerah. Di sini mereka lebih dikenali dengan gelaran Pegawai Daerah, Ketua Penolong Pegawai Daerah dan Penolong Pegawai Daerah. Justeru apabila berlakunya tragedi seperti tanah runtuh Bukit Antarabangsa, mereka inilah di antara petugas-petugas yang perlu menjalankan tugas bagi membantu para mangsa. Jadi peranan PTD bukan sahaja di peringkat antarabangsa tetapi juga di peringkat tempatan. Selamat bertugas rakan-rakan sekalian.

Kemahiran Yang Diperlukan

Standard

Salah satu kemahiran yang diperlukan kerjaya sebagai Pegawai Tadbir dan Diplomatik ialah kemahiran menulis. Kemahiran ini pada pandangan penulis perlu dimiliki oleh para peminat kerjaya ini. Ini kerana menulis adalah sebahagian daripada tugas PTD. Contohnya untuk menulis laporan, kertas pertimbangan, minit mesyuarat, memo, surat dan ucapan. Untuk menulis dengan baik pula, memerlukan panduan dan latihan. Selalunya ketua unit/bahagian akan menjadi mentor anda. Tetapi tidak menjadi kesalahan untuk mendapat bimbingan daripada orang yang pakar. Kesalahan dan kesilapan semasa menulis selalunya menjadi titik tolak kepada penulisan yang lebih baik pada masa akan datang. Semangat sentiasa ingin belajar dan terbuka menerima kritikan membina juga menjadi faktor penentu kejayaan dalam kerjaya.

Terdapat banyak faedah melalui kemahiran menulis ini. Salah satu faedah awal ialah membolehkan anda lulus peperiksaan PTD dengan cemerlang. Telah begitu ramai personaliti terkemuka yang mahir menulis menjadikan kemahiran menulisnya sebagai landasan kejayaannya. Akhir bicara, mari kita menulis.

Suasana Kerja (2)

Standard

Anda tentu pernah menonton atau tahu siri televisyen “The Apperentice”. Siri tersebut terkenal dengan ungkapan kata, “You’re fired!” Donald Trump (gambar). Dalam siri tersebut, para peserta dibahagikan kepada beberapa kumpulan dan diberikan tugasan mingguan. Setiap kumpulan mempunyai pengurus projek dan ahli-ahli tersendiri. Biasalah dalam kumpulan pasti ada masalah tersendiri. Namun yang diperhatikan, jika semangat kerja berpasukan wujud dalam kumpulan, matlamat kumpulan mudah dicapai. Begitu juga dalam kerja seharian sebagai Pegawai Tadbir dan Diplomatik. Kebiasaannya PTD akan bertindak seperti pengurus projek dan kakitangan bahagian/seksyen/organisasi akan menjadi ahli kumpulannya. Matlamatnya mungkin menjayakan suatu fungsi bahagian/seksyen/organisasi tersebut.

Cabaran pasti ada. Antaranya ialah dari segi peralatan, manusia, kaedah, persekitaran dan sebagainya. Perkara-perkara ini harus diatasi bersama. Jika tidak, matlamat tidak akan tercapai. Adakalanya satu cabaran yang tidak diatasi, seluruh projek/tugasan akan gagal walaupun telah berbulan-bulan membuat persediaan.

Selain itu sebagai pengurus projek, ketenangan perlu ada. Ini kerana ketenangan membuahkan kebijaksanaan. Menurut Dr. HM Tuah Iskandar al-Haj, ketenangan ada dalam keadaan arus fikiran jenis alpha. Salah satu petua beliau untuk mendapatkan arus ini ialah dengan banyak minum air masak/mineral/kosong.

Jadi bagi anda yang berminat dengan kerjaya ini, sekarang anda sudah tahu apa yang anda akan hadapi kelak. Semoga berjaya.